マニュアルはそれぞれの管理物件によって、内容が異なります。必要とは分かっていても適切なマニュアルが整備されていないフロントデスクが多いのが現実です。また、一応作成されているが、時の経過とともに変更された業務の流れ等がアップデートされていないこともあります。
マニュアルが整備されていないと、それぞれのフロント員により、入居者に提供するサービスにばらつきが出たり、独自の判断で対応をしてしまうことに繋がり、最終的に貸主を巻き込む重大事件に発展したりというケースもあります。ですから、誰がフロント員になってもすぐ仕事につき、間違いを生まないマニュアルが理想といえるでしょう。
ヒムズでは、業務内容を客観的に分析して、効率的、機能的なマニュアルを作成致します。勿論、リニューアルも承ります。

賃貸物件フロントスタッフはホテルフロント経験者であっても、対応や順応が難しい職種です。 ホテルのフロントにおいては、できるだけお客様のご要望にお応えする姿勢が通例ですが、不動産管理物件の入居者にそれはできません。ホテルでは宿泊期間が終了すればサービスも終了します。しかし、入居者の場合、入居期間中はサービスが継続するので、入居者によって、サービスが異なったり、他の入居者や物件自体に悪影響を与える要望や行動を容認したりはできないからです。
そのためには、管理側としてDOとDO　NOTの指針が明確になければなりません。 日常的な各業務の目的、関係者の中で誰が重要か、何を優先すべきかを認識できるスタッフが求められます。
ヒムズでは、不動産管理という基本知識の教育から始まり、これらの意識づけを研修の中で行っていきます。研修は座学、実務の両輪で行います。

「住まいのしおり」や、館内細則は竣工当時に作成されますが、管理状況はその後物件のオーナーの方針やオーナー自体の変更、入居者の構成、相場の変動、管理体制の変更等で大きく変化します。
実態に合わないルールを標榜していても意味がありません。所有者の変更に伴い、住まいのしおりは館内細則が無い物件も多く存在します。賃貸契約上では書き込み切れないルールやマナーなどを明確に規定するのが「住まいのしおり」や「館内細則」なります。
ルールを守らない入居者に対しては対抗ツールになりますので、現状に即したルール改訂を実施、文書化することが求められますが、日々の苦情処理等に追われ、着手できないのが現状です。ヒムズはそのお手伝いをいたします。
現地の履歴、業務日報から問題点を抽出、管理会社、現地スタッフから聴取、ルールに反映いたします。